Jumat, 18 Februari 2011

Memahami & Mengelola Arsip Dinamis

MEMAHAMI DAN MENGELOLA ARSIP DINAMIS
Ari Basuki

Terdapat perbedaan pengertian antara records dan archives. Masyarakat awam selama ini sering tidak memahami perbedaan dua pengertian tersebut. Bahkan sebagian buku masih ada yang menggunakan istilah arsip begitu saja padahal yang dimaksudkan adalah arsip dinamis. Dalam konteks Anglo-Saxon terdapat pemisahan antara records dengan archives, maka dalam bahasa Indonesia pengertian records dikenal sebagai arsip dinamis sedangkan archives dikenal sebagai arsip statis. “Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari”. Buku ini membahas pemahaman dan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan dan penerimaan sampai pemusnahannya.
            Bagian 2 membahas tentang seluk-beluk pengelolaan arsip dinamis aktif, meliputi antara lain: manajemen berbagai macam dokumen, metode pemberkasan, klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik, manajemen arsip dinamis kertas, serta manajemen arsip dinamis elektronik. Mengenai metode pemberkasan, diuraikan dua metode, yakni metode pemberkasan sistem abjad dan metode pemberkasan nonabjad. Sebuah instansi atau perusahaan tentu menciptakan dan menerima arsip dinamis sebagai bagian dari kegiatannya. Arsip-arsip tersebut harus disimpan dengan sistem tertentu agar bila sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan dengan cepat.
Mengenai metode pemberkasan telah banyak dijumpai pada buku-buku tentang manajemen kearsipan. Demikian pula mengenai klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik. Klasifikasi merupakan pengelompokan atau pengkategorian arsip dinamis dalam susunan tertentu ke dalam unit temu balik. Pengelompokan tersebut bisa berdasarkan aktivitas atau fungsi instansi/perusahaan atau subjek yang terkandung dalam arsip dinamis. Tentang manajemen arsip dinamis kertas, suatu instansi atau perusahaan harus menyediakan tempat penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan kondisi instansi/perusahaan yang bersangkutan. Ada tiga model penyimpanan arsip dinamis, yakni sistem penyimpanan terpusat, desentralisasi, dan gabungan kedua sistem, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Di dalam buku ini dipaparkan mengenai perencanaan ruangan untuk menyimpan, peralatan yang digunakan, serta cara menyimpan dengan sistem tertentu, seperti indeks, kode, rujukan silang dan sebagainya.
            Seiring perkembangan teknologi, pada saat ini semakin banyak tercipta dokumen elektronik, sehingga pengolahannya menjadi prioritas pada banyak badan korporasi. Penyimpanan dokumen dalam media optik dan magnetis memungkinkan menyimpan data dalam jumlah besar dalam media berukuran kecil. Manajemen dokumen elektronik diperlukan karena dua alasan. Pertama, semakin banyaknya volume dokumen elektronik, dan kedua, lingkungan tempat karyawan bekerja yang sangat tersebar menyebabkan terjadinya pengurangan kualitas manajemen dokumen. Buku ini membahas tentang sistem pencitraan digital yang dianggap memiliki beberapa keuntungan daripada sistem pencitraan microfilm maupun dokumen kertas. Komponen olah pada sistem pencitraan digital meliputi (1) penangkapan dokumen, (2) registrasi dan pengindeksan citra dokumen, (3) penyimpanan citra dokumen, dan (4) temu balik dokumen, pemaparan, dan pencetakan.
            Bagian 3 buku ini membicarakan tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, meliputi pengamanan arsip dinamis, arsip dinamis vital, pencegahan bencana dan pemulihan arsip dinamis, serta perlengkapan penyimpanan. Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup yaitu hanya dapat diakses oleh yang berwenang atau yang memperoleh ijin dari yang berwenang. Dalam hal ini perlu memahami konsep privasi dan hak informasi. Penyakit, kehidupan seks, dan keuangan adalah sebagian contoh kehidupan privasi seseorang yang tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Di sisi lain, terdapat pula hak individu untuk memperoleh informasi dari badan publik/pemerintahan, meskipun hak informasi tersebut juga ada batasnya, yakni sepanjang informasi tersebut tidak membahayakan keamanan negara. Sehubungan dengan itu, perlu penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan informasi, dan prosedur tersebut perlu dituangkan dalam bentuk tertulis.
            Arsip dinamis vital ialah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan instansi/badan korporasi, seperti misalnya: hak cipta, paten, surat piutang, daftar pajak, daftar pemegang saham, kontrak, notulen rapat pimpinan puncak, dan sebagainya. Arsip dinamis vital harus diamankan dan dilindungi dari ancaman bencana seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, angin puting beliung, lumut, tikus, serangga, debu, maupun pencurian. Perlindungan dapat berwujud penyimpanan dalam almari tahan api atau almari besi, pembuatan duplikasi, atau pemencaran. Selain pencegahan terhadap terjadinya bencana, buku ini memaparkan tindakan yang perlu dilakukan bila arsip dinamis benar-benar mengalami kerusakan sebagai akibat terjadinya bencana seperti tersebut di atas.
            Seperti diketahui, arsip dinamis terdiri dari dua kategori, yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Jika arsip dinamis aktif telah dibahas di Bagian 2, tentang arsip dinamis inaktif meliputi penyimpanan, penilaian (appraisal), jadwal retensi serta pemusnahannya, dibicarakan di Bagian 4 buku ini. Arsip dinamis inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip dinamis), menggunakan boks yang bentuknya telah dibakukan, serta rak-rak dan almari yang bentuk dan ukurannya sesuai dengan jenis arsip yang disimpan. Sebuah Records Center dianggap baik dilihat dari kemampuan temu balik arsip dinamisnya. Proses penilaian arsip dinamis (appraisal) akan menghasilkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang menyatakan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip tersebut memerlukan wawasan luas serta kajian mendalam tentang berbagai nilai kegunaan arsip bersangkutan. Terdapat nilai guna primer, yakni: nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Selain itu terdapat nilai guna sekunder, yaitu: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Jika telah jatuh waktu dan arsip dinamis inaktif tidak diperlukan lagi oleh instansi/perusahaan, arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan, dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, atau pembuburan. Dalam kegiatan pemusnahan perlu dibuat berita acara pemusnahan.
            Meskipun buku ini pada dasarnya membahas tentang pengelolaan arsip dinamis, namun dalam  Bagian 5 disinggung sedikit tentang administrasi arsip statis, karena setelah proses penilaian (appraisal) terdapatlah kategori arsip yang harus dimusnahkan bila sudah jatuh waktu, dan arsip-arsip yang harus diserahkan ke depo arsip statis karena mempunyai nilai historis, hukum, ilmu pengetahuan dan sebagainya seperti telah disebutkan di atas. Arsip memberikan informasi menyangkut filsafat, kebijakan, kinerja, produk, dan orang-orang dari sebuah badan korporasi/institusi. Keberadaan arsip statis memungkinkan para peneliti dan sejarahwan memperoleh informasi yang diperlukan bagi penelitian yang dilakukannya.
            Buku ini dilengkapi dengan glosarium yang dapat membantu pembaca dalam memahami istilah-istilah, serta indeks yang memudahkan pembaca mencari letak halaman yang memuat kata-kata tertentu. Sesuai dengan judul buku ini, yakni sebuah pengantar, pemaparannya lebih bersifat teoritis. Maka untuk aplikasi praktisnya, sebuah institusi bisa menerapkan dan mengembangkan sesuai dengan fungsi dan kegiatan lembaga masing-masing.
            Buku ini semula dipersiapkan untuk diktat kuliah pada program diploma kearsipan. Meskipun telah mengalami editing, masih kentara nuansa diktat dalam uraiannya yang sangat detil dan penuh definisi. Di satu sisi, hal di atas menguntungkan bagi keluasan pengertian, namun di sisi lain buku ini menjadi terasa rigid. Namun di tengah langkanya buku-buku tentang kearsipan, buku ini adalah salah satu buku yang sangat baik untuk memahami arsip dinamis dan ditulis oleh orang yang kompeten di bidangnya. Buku ini selain berguna bagi mahasiswa prodi kearsipan juga sangat bermanfaat bagi arsiparis dan petugas arsip di instansi pemerintah maupun swasta terutama yang berkecimpung dalam pengelolaan arsip dinamis.

1 comments:

kodok mengatakan...

huahahah kaga ngerti uey tulisanx pajang amat wakwka

Posting Komentar