IDENTIFIKASI DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI
PENDAHULUAN
Penyusutan merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip agar tercapai efisiensi dan efektifitas sehingga memberikan daya dukung bagi pelaksanaan manajemen. Hal ini merupakan suatu kondisi yang mutlak diperlukan bagi suatu organisasi, baik organisasi public maupun bisnis. Arsip atau dokumen, selanjutnya disebut arsip, sebagai product dari proses administrasi apabila tidak dilakukan penyusutan secara procedural dan terprogram akan membawa resiko bagi keselamatan informasi yang dikandung didalamnya atau sebaliknya terjadi penumpukan arsip sehingga menyulitkan dalam pemberdayaan arsip sebagai sumber informasi manajemen.
Arsip keuangan merupakan salah satu jenis arsip yang memiliki posisi strategis sebagaimana keuangan itu sendiri. Selain itu, terkait dengan kerawanan yang dimiliki bidang keuangan serta seiring dengan nilai kebuktian, arsip keuangan tumbuh secara cepat sehingga mempengaruhi volume arsip yang tercipta.
Oleh karena itu diperlukan pedoman penyusutan arsip, utamanya pedoman untuk menentukan jangka simpan arsip. Hal ini merupakan sesuatu yang penting untuk memberikan kepastian bagi pelaksanaan penyusutan arsip, baik secara hukum maupun secara teknis.
Mengingat arti penting jangka simpan dan ketentuan musnah atau permanent, maka perlu adanya data yang akurat sehingga jadwal retensi yang disusun benar - benar mencerminkan nilai guna arsip bagi organisasi yang bersangkutan.
IDENTIFIKASI
Pada prinsipnya identifikasi dimaksudkan untuk mengumpulkan data dari suatu khasanah arsip yang mencerminkan jenis serie berkas, fungsi, maupun kegunaan arsip bagi pelaksanaan manajemen suatu organisasi. Berkaitan dengan penyusunan jadwal retensi arsip keuangan, identifikasi merupakan suatu kegiatan pengumpulan data dari berkas keuangan secara menyeluruh dalam suatu organisasi yang meliputi jenis serie berkas, kegunaan, kondisi fisik, volume, maupun keterkaitan dengan aspek lain.
Sudah tentu pendataan ini bukan sekedar mendaftar arsipnya tetapi lebih dari itu dimaksudkan untuk memperoleh gambaran yang utuh tentang serie berkas keuangan suatu organisasi yang dilakukan secara sistematis. Data yang bersifat menyeluruh ini diperlukan karena dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu :
1. Subyek utama
2. Serie berkas
3. Jangka simpan
4. Penetapan musnah atau permanent.
Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat.