SADAR ARSIP DAN KESADARAN SEJARAH 
A. Pengantar
"Arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri,"
(Pramoedya Ananta Toer)
Ungkapan di atas menunjukkan betapa pentingnya arsip sebagai rekaman informasi (recorded information) yang merupakan gambaran dari realitas pemilik atau pencipta arsip yang dalam dunia kearsipan dikenal sebagai ’creating agency’ baik itu individu maupun organisasi. Dalam konteks penelitian sejarah, arsip dikategorikan sebagai sumber primer, disebut demikian karena arsip merupakan pengetahuan tangan pertama (firsthand knowledge) dan rekaman sezaman dari suatu kejadian atau peristiwa.
Sebagai sumber primer dalam penelitian dan penulisan sejarah, arsip merupakan komponen yang utama bahkan begitu besarnya peran arsip dalam penulisan sejarah sehingga terdapat pemahaman bahwa apabila tidak ada dokumen(arsip) maka tidak ada sejarah (no document no history).
Meskipun arsip memiliki substansi yang teramat penting dalam penulisan sejarah, namun di negeri ini tampaknya belum diikuti oleh kesadaran pengelolaan arsip yang baik. Sebagai gambaran umum bisa dilihat dari banyaknya dokumen atau arsip vital negara yang hilang, sulitnya menemukan bahan arsip untuk penelitian, banyaknya institusi, lembaga, instansi yang tidak memiliki records centre, dan masih banyak persoalan seputar dunia kearsipan di Indonesia.
Berangkat dari permasalahan di atas, kita melihat bahwa kesadaran untuk mengumpulkan, menyimpan, maupun menata berbagai dokumen atau arsip yang dinilai berharga belum banyak dilakukan. Bahkan, jika dikaitkan dengan persoalan kultur, kegiatan mengarsip dan kepedulian terhadap pentingnya arsip di negeri ini tergolong rendah.
Bahkan sudah menjadi semacam kewajiban bagi peneliti sejarah yang menulis desertasi, mau tidak mau harus terbang ke negara lain untuk mencari berbagai dokumen mengenai Indonesia. Sebut saja lembaga seperti Perpustakaan Universitas Leiden dan KITLV (Pusat Penelitian Bahasa dan Antropologi) di Belanda, Perpustakaan milik Universitas Cornell di AS, dan beberapa nama lembaga lain di luar negeri, telah demikian dikenal memiliki dokumen yang tergolong lengkap tentang Indonesia.
Satu contoh kasus dialami oleh Tim Pustakaloka Harian Kompas yang mengalami kesulitan saat berhubungan dengan dokumentasi tentang Indonesia. Untuk mendapatkan naskah asli sebuah drama berjudul Lelakon Raden Beij Soerio Retno yang terbit pada pertengahan abad ke-19, tim tersebut harus mengunjungi Perpustakaan Universitas Leiden.
Dari serangkaian gambaran di atas, pertanyaan yang muncul adalah sudah sedemikian parahkah persoalan yang berkaitan kearsipan atau dokumentasi di negeri ini? Bagaimana sebetulnya peta pendokumentasian di negeri ini? Apakah memang semua koleksi negeri ini tiada lagi yang tersisa sehingga untuk mempelajari sejarah negeri ini pun harus di negeri orang?
B. Kesadaran Kearsipan
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Alasan-alasan tersebut pada hakikatnya merupakan sebuah kesadaran bahwa begitu pentingnya nilai informasi bagi segala aspek kehidupan manusia. Oleh karena itu untuk dapat memaksimalkan pemanfaatannya, informasi tidak cukup hanya direkam, namun perlu upaya pengelolaan mulai dari penciptaan hingga masa akhir dari pemanfaatan informasi tersebut. Mengelola informasi berarti mengelola arsip karena sesungguhnya yang dimaksud arsip adalah rekaman informasi (recorded information). Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.. Membahas tentang arsip ataupun pendokumentasian, sebetulnya sepanjang sejarah peradaban, kegiatan ini tidak bisa dihindarkan dari kehidupan manusia sebagai makhluk individu maupun sosial. Kegiatan pengabadian diri maupun aktivitas diri manusia bisa dikatakan telah berlangsung sejak manusia di masa prasejarah mulai membuat gambar-gambar maupun guratan-guratan di dinding-dinding goa batu. Sejak saat itu, hingga kemudian manusia mengenal aksara, tulis-menulis, hingga percetakan, kegiatan pencatatan maupun pengabadian menjadi demikian berkembang. Dari sini sebenarnya manusia menunjukkan kesadaran akan pentingnya pengarsipan atau pendokumentasian.
Kini, kegiatan pengabadian maupun pendokumentasian tidak hanya dilakukan untuk tingkat individu atau keluarga, tetapi juga sudah ada lembaga-lembaga yang bahkan melaksanakannya sampai tingkat institusi tertinggi seperti negara. Koleksi-koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, museum, maupun lembaga pengarsip telah menjadi sumber pendokumentasian sejarah manusia. Banyak penyelidikan dan penelusuran yang bergantung pada keberadaan lembaga-lembaga ini.
Sadar akan keterbatasan ingatan manusia, maka kesadaran untuk merekam segala aktivitas dalam wujud arsip dengan segala bentuknya menjadi sebuah keharusan. Apabila aktivitas untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan segala aktivitas kehidupan sudah menjadi kesadaran maka berarti kita telah berupaya menghimpun pengetahuan, dan tinggal memanfaatkan himpunan pengetahuan tersebut bagi kemajuan peradaban manusia.
