Identifikasi & Penyusunan Jadwal Retensi

IDENTIFIKASI DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI

 PENDAHULUAN

Penyusutan merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip agar tercapai efisiensi dan efektifitas sehingga memberikan daya dukung bagi pelaksanaan manajemen. Hal ini merupakan suatu kondisi yang mutlak diperlukan bagi suatu organisasi, baik organisasi public maupun bisnis. Arsip atau dokumen, selanjutnya disebut arsip, sebagai product dari proses administrasi apabila tidak dilakukan penyusutan secara procedural dan terprogram akan membawa resiko bagi keselamatan informasi yang dikandung didalamnya atau sebaliknya terjadi penumpukan arsip sehingga menyulitkan dalam pemberdayaan arsip sebagai sumber informasi manajemen.

Arsip keuangan merupakan salah satu jenis arsip yang memiliki posisi strategis sebagaimana keuangan itu sendiri. Selain itu, terkait dengan kerawanan yang dimiliki bidang keuangan serta seiring dengan nilai kebuktian, arsip keuangan tumbuh secara cepat sehingga mempengaruhi volume arsip yang tercipta.

Oleh karena itu diperlukan pedoman penyusutan arsip, utamanya pedoman untuk menentukan jangka simpan arsip. Hal ini merupakan sesuatu yang penting untuk memberikan kepastian bagi pelaksanaan penyusutan arsip, baik secara hukum maupun secara teknis.

Mengingat arti penting jangka simpan dan ketentuan musnah atau permanent, maka perlu adanya data yang akurat sehingga jadwal retensi yang disusun benar - benar mencerminkan nilai guna arsip bagi organisasi yang bersangkutan.

IDENTIFIKASI

Pada prinsipnya identifikasi dimaksudkan untuk mengumpulkan data dari suatu khasanah arsip yang mencerminkan jenis serie berkas, fungsi, maupun kegunaan arsip bagi pelaksanaan manajemen suatu organisasi. Berkaitan dengan penyusunan jadwal retensi arsip keuangan, identifikasi merupakan suatu kegiatan pengumpulan data dari berkas keuangan secara menyeluruh dalam suatu organisasi yang meliputi jenis serie berkas, kegunaan, kondisi fisik, volume, maupun keterkaitan dengan aspek lain.

Sudah tentu pendataan ini bukan sekedar mendaftar arsipnya tetapi lebih dari itu dimaksudkan untuk memperoleh gambaran yang utuh tentang serie berkas keuangan suatu organisasi yang dilakukan secara sistematis. Data yang bersifat menyeluruh ini diperlukan karena dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu :

1.      Subyek utama

2.      Serie berkas

3.      Jangka simpan

4.      Penetapan musnah atau permanent.

Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat.

baca lebih lengkap......klik disini bro

Jenis Plastik Di Sekitar Kita & Bahaya Yang Ditimbulkan

Plastik yang ada disekitar kita dapat dengan mudah dikenali dengan simbol atau lambang yang tertera. Ada 7 macam jenis plastik :

1. PETE atau PET (Polyethylene Terephthalate)

Jenis ini dipakai untuk botol plastik yang transparan dan tembus pandang seperti botol air mineral, botol minuman sari buah dan botol lainnya. Botol botol dengan bahan ini direkomendasikan hanya untuk sekali pakai. Jangan pakai untuk air hangat apalagi panas. Buang botol yang sudah lama atau terlihat baret-baret.

baca lebih lengkap......klik disini bro

Penggolongan Jenis dan Nama Kertas

Penggolongan Jenis dan Nama Kertas Menurut TAPPI (Technical Association of the Pulp and Paper Industry)

Industri kertas mengenal berbagai macam dan jenis kertas yang berbeda satu dan lainnya, kadang pelaku industri baik di kertas, cetak, packaging dan grafis menjadi rancu satu sama lain. Disamping itu istilah lokal juga sering membuat penamaan suatu jenis kertas menjadi lebih kompleks. Hal ini sah dan praktis saja, selama semua pihak mengerti apa yang dimaksud dengan produk yang diproduksi dan diperdagangkan.

Jadi bila anda tidak menemukan kertas HVS dan Doorslaag dipenamaan kertas menurut TAPPI, maka anda tidak perlu terkejut. Ada baiknya anda coba menanyakan kepada pabrik kertas yang bersangkutan bila ingin memahami dimana kedua jenis kertas tersebut dalam penggolongan dibawah ini. Atau, silahkan baca lanjut artikel ini dan artikel kedua yang mengupas nama istilah dan definisi.

baca lebih lengkap......klik disini bro

Zhang Yin, Si “Ratu Sampah” Perkasa Jadi Miliarder China

Dalam daftar orang terkaya di China, Forbes mencatat ada enam wanita pengusaha kaya. Sementara di daftar Amerika Serikat terdapat tujuh orang. Namun, sangat berbeda dengan wanita-wanita kaya di China yang memperoleh kekayaan berkat usahanya, wanita terkaya di AS pada umumnya memperoleh kekayaan berkat warisan keluarganya.

Adalah Zhang Yin, pendiri dan Ketua Nine Dragons Paper Industries Co, Ltd yang menempati peringkat kelima dalam daftar wanita terkaya di Cina. Dia merintis usahanya dari bisnis daur ulang kertas bekas. Hebatnya lagi, Zhang cuma perlu waktu belasan tahun untuk mengalahkan kekayaan para kampiun perempuan Barat yang namanya jauh lebih mendunia, dan melalui bisnis yang tak biasa pula.

Sebagai anak keluarga militer yang menetap di Heilongjiang, provinsi di kawasan utara China yang berbatasan dengan Rusia, masa kecil sulung dari 8 bersaudara ini sangat pahit. Selama Revolusi Kebudayaan yang dimulai pada 1966, ayah Zhang Yin dipenjara bersama 2 juta lebih anggota masyarakat yang dianggap kontrarevolusioner atau antek kapitalis. Baru, ketika Revolusi Kebudayaan berakhir 10 tahun kemudian, hidupnya mulai meningkat. Pada 1976 itu, ayah Zhang dibebaskan dan namanya direhabilitasi.

Setelah Reformasi Ekonomi diluncurkan Deng Xiaoping pada 1980-an, Zhang Yin hijrah ke Shenzen, salah satu kota di pesisir selatan yang dikembangkan untuk eksperimen kapitalisme ala China. Di Shenzen dia bekerja di perusahaan patungan di bidang perdagangan kertas. Interaksi dengan orang asing ini mendorong Zhang menyeberang ke Hong Kong pada 1985, ketika perusahaan tempat bekerjanya bangkrut. Di pulau yang waktu itu masih koloni Inggris tersebut, dia lalu mendirikan bisnis perdagangan kertas bekas. Dalam tempo singkat Hong Kong jadi kelewat kecil untuk menampung seluruh ambisi bisnis Zhang Yin yang besar. Maka, pada 1990 dia lalu pindah ke Los Angeles dan menikah dengan Liu Ming Chung, dokter gigi kelahiran Taiwan yang dibesarkan di Brasil dan fasih berbahasa Inggris. Ketika itu pasangan Zhang-Liu mendirikan America Chung Nam (ACN) pada awal 1990-an.

Daur Ulang 

Pasangan tersebut berkeliling AS dengan minivan dodge butut, membujuk pusat pengumpulan sampah di seluruh negeri untuk memberikan segala macam sampah kertas kepada mereka. Kegesitan Zhang ini membuat ACN jadi pengekspor besar AS dari segi volume ketika permintaan terhadap limbah kertas meroket pada 1995, bahkan pengekspor terbesar sejak 2001.

baca lebih lengkap......klik disini bro

Presidan SBY tengok gedung arsip keuangan

javascript:void(0)

Tips Hemat Kertas

Beberapa tips yang semoga bermanfaat..

Tips hemat kertas di tempat kerja

1.   Sebisa mungkin hindari mencetak dokumen atau email yang tidak penting.

2.      Tulis slogan “THINK BEFORE YOU PRINT!” dengan huruf besar, dan tempel di dinding kantor atau di dekat layar komputer.

3.     Gunakan/cetak kertas bolak-balik, tindakan ini bisa menghemat penggunaan kertas hingga 50%.

4.      Saat akan mencetak dokumen, gunakan menu “print 2 pages per sheet”. Artinya : 2 halaman dicetak jadi 1 halaman. Hurufnya memang jadi lebih kecil, tapi masih nyaman untuk dibaca.

5.     Tempelkan draft dokumen pada papan pengumuman untuk digunakan bersama-sama, ini lebih baik daripada mendistribusikan begitu banyak salinan dokumen.

6.     Kumpulkan kertas yang satu sisinya masih kosong dan pakai ulang kertas (reuse) untuk mencetak dokumen atau sebagai kertas fax.

7.      Hindari penggunaan fax sheet cover yang seringkali memakan hampir satu halaman penuh.

8.      Amplop bekas yang masih rapi bisa digunakan ulang, bagian nama penerima & pengirim bisa ditiban dengan stiker atau kertas kosong supaya tetap terlihat sopan.

9.     Belilah printer dan mesin fotokopi yang mampu mencetak pada kedua sisi kertas secara otomatis dan pastikan setiap orang paham cara penggunaannya.

10.  Kampanye di setiap imel kita dengan bikin tulisan seperti ” Please don’t print this e-mail unless you really need to. Save trees!”

Tips hemat kertas saat berbelanja dan kegiatan lainnya

1.     Saat isi pulsa ponsel pilih yang elektronik saja, sayang kan kertas voucher baru dibeli langsung dibuang.

2.   Ketika gaul di kafe atau resto yang menggunakan kertas untuk alas gelas dan piring, kembalikan alas kertas tersebut ke pelayan dan katakan bahwa kita tidak membutuhkannya.

3.     Saat gaul di mall/pusat perbelanjaan/pameran, pihak SPG sering memberikan kita flyer ato brosur promosi produk baru, jika berminat untuk tahu kita bisa berhenti sebentar untuk membaca setelah itu brosur bisa kita kembalikan. Dengan begitu kita hanya membawa pulang brosur yang infonya benar-benar kita butuhkan.

4.     Hindari menerima laporan rekening bank atau tagihan ponsel dalam bentuk lembaran kertas yang dikirim via pos, kontak bagian customer service untuk bilang bahwa kita lebih memilih informasi yang bisa dilihat secara online via internet.

5.      Untuk kirim undangan kawin/arisan/seminar sebaiknya gunakan e-mail aja.

6.     Undangan perkawinan saat ini bisa dibuat dalam bentuk interaktif, jadi yang bersangkutan tinggal kirim alamat tautannya ke pihak yang akan diundang, lebih murah dan tidak menggunakan kertas.

7.     Namun jika memang harus membuat undangan kawin dalam bentuk kertas, sebisa mungkin buat yang sederhana dan tidak menggunakan banyak kertas, selain lebih hemat biaya semahal apapun undangan kawin pasti akan berakhir di tong sampah.

8.     Suka membeli buku? Coba kontak penerbit buku favorit kamu agar menggunakan kertas daur ulang (seperti kertas koran) untuk mencetak buku. Selain supaya harganya bisa lebih murah, juga supaya tampak seperti novel impor yang bukunya lebih tipis dan tidak berat.

Tips hemat kertas saat rapat/workshop/seminar

1. Sebaiknya saat rapat/seminar/workshop membawa buku catatan sendiri, sehingga tidak perlu menerima buku catatan baru.
2. Saat menyelenggarakan acara seperti seminar/workshop, materi untuk seminar kit bisa dibuat dari kertas-kertas bekas di kantor, lalu di bagian depan (cover) ditulis info seperti: "Sebagai upaya menyelamatkan hutan, kami menggunakan kertas bekas untuk seminar kit ini".
3. Materi presentasi sebaiknya dibagikan dalam bentuk flash disk, yang bisa diubah seketika saat acara berlangsung, karena pembicara seringkali memberikan file di detik-detik terakhir pada saat hari H. Cara ini jelas sangat mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah banyak (yang bisa saja setelah selesai workshop materinya dibuang oleh para peserta). Dan juga menghemat biaya dibanding membuat seminar kit khusus dalam bentuk hardcopy.

Semoga bermanfaat!

 Print halaman?....monggo..

Fakta Tentang Kertas

Kertas bagi generasi kita adalah sesuatu yang sudah menjadi hal biasa dan sehari-hari sehingga sering kali kita memakai kertas tanpa berpikir jauh mengenai konsekuensinya. Saya coba merekap beberapa fakta kertas agar kita semua mengerti akan pentingnya mengurangi penggunaan kertas dan mendaur ulang kertas yang sudah digunakan. Semoga berguna dan memperdalam pengetahuan kita sehingga kita lebih sadar akan lingkungan

 
Produksi kertas:

• 1 Batang pohon (kayu) menghasilkan 16 rim kertas

• 1 Batang pohon dapat menghasilkan oksigen yang dibutuhkan untuk 3 orang bernafas

•  Untuk memproduksi 1 ton kertas dibutuhkan 3 ton kayu dan 98 ton bahan baku lainnya

• Setiap jam dunia kehilangan 1.732,5 hektar hutan karena ditebang untuk menjadi bahan baku kertas

•  Industri Kertas diseluruh dunia menggunakan 35% dari seluruh panen kayu komersial setiap tahun

• Industri kertas menghabiskan 670 juta ton kayu untuk menghasilkan 178 juta ton of pulp dan 278 juta ton kertas dan karton

• 1 ton kertas = 400 rim = 200.000 lembar

•  Untuk memproduksi 3 lembar kertas dibutuhkan 1 liter air

• Untuk memproduksi 1 kilogram kertas dibutuhkan 324 liter air (environment Canada)

• 95% kertas yang diproduksi di dunia dibuat dari bahan serat kayu

• Untuk memproduksi 1 ton kertas akan menghasilkan gas karbondioksida (CO2) sebanyak kurang lebih 2,6 ton atau sama dengan emisi gas buang yang dihasilkan oleh mobil selama 6 bulan.

•  Untuk memproduksi 1 ton kertas akan menghasilkan kurang lebih 72.200 liter limbah cair dan 1 ton limbah padat

•  Industri kertas adalah pemakai energi bahan bakar ke-3 terbesar di dunia (American Forest and Paper Association)

• Dulu kertas hanya digunakan untuk menulis, sekarang industri packaging menggunakan 41% dari seluruh penggunaan kertas

Daur ulang kertas:

•  Mendaur ulang 54 kg kertas menyelamatkan 1 batang pohon (government of Canada)

• Mendaur ulang 1 ton kertas menyelamatkan kira-kira 17 batang pohon (Purdue Research Foundation and US Environmental Protection Agency, 1996)

• Mendaur ulang kertas menggunakan 60% energi yang lebih sedikit dibandingkan membuat kertas dari batang pohon

• Mendaur ulang 1 ton kertas dapat menghemat 682.5 galon bahan bakar dan 7000 galon air dan 4000 kwh listrik (Onondaga Resource Recovery Center)

• 30%-40% kertas yang dibuang adalah kertas Packaging atau kemasan (The Recycler’s Handbook, 1990)

• Saat kertas membusuk atau menjadi kompos akan menghasilkan gas Metana yang 25 kali lebih berbahaya dari CO2 (International Institute for Environment and Development, 1971)

Berbisnis jaman sekarang kita harus bisa hemat dan efisien. Apalagi dengan harga BBM yang semakin tinggi. Perusahaan pun semakin terhimpit dengan margin yang semakin tipis karena bahan baku naik terus tetapi harga jual kan tidak bila langsung naik begitu saja. Kalau bahan baku naik 100%, paling kita berani naikkan 50% dulu lalu dengan perlahan merangkak naik.

Tambahan tips : Jangan Asal Buang Kertas. Pakai Dulu Kedua Sisi, baru deh dibuang.

Untuk itu kita perlu semakin efisien. Contoh pemakaian yang sangat boros adalah kertas. Orang bilang kalau sudah pakai komputer tuh paperless dan perusahaan semakin efisien. Itu sih kata-kata salesman. Kenyataannya, orang tetap print setiap laporan, dan seringnya malah draft pun salah sampai 2-3 kali. Bagaimana mau irit? Padahal kertas di yang kita pakai di Indonesia bukan dengan kualitas daur ulang yang tinggi. Akhirnya semakin ada komputer penggunaan kertas menjadi semakin tinggi. Hal ini pun diakui oleh perusahaan-perusahaan di Amerika. Kita tetap memerlukan arsip hardcopy dan data softcopy.

Tetapi pertanyaannya, apakah untuk arsip internal kita selalu memerlukan kertas baru? Sebenarnya banyak sekali kertas yang bisa kita gunakan kembali dan bukan asal buang saja seperti:

·         Kertas draft yang tidak menyangkut rahasia perusahaan bisa digunakan kembali.

·        Kertas-kertas lamaran kerja yang kalau sudah banyak malah cuma dibuang, padahal kertas lamaran kerja ini banyak yang hanya satu sisi, sisi lainnya masih dapat kita pakai untuk print memo internal. [no offense]

·        Surat-surat penawaran, pemberitahuan atau apapun yang hanya memakai satu sisi kertas saja.

·        Amplop bekas bisa kita gunakan untuk mengirim memo internal antar lokasi seperti antar kantor, gudang atau pabrik. Hal ini harus disosialisasikan dengan karyawan agar bila membuka amplop hati-hati sehingga bisa dipergunakan kembali

·        Kalender. Untuk kalender besar bisa dipotong kecil menjadi kertas memo. Kalau pergi ke toko-toko seperti di glodok banyak yang menggunakan kalender sobek menjadi memo atau malah kwitansi.

Coba deh anda lihat lagi proses mana di perusahaan anda yang memakai banyak kertas. Cari solusi untuk meniadakannya, kalau memang harus di print, maka prioritas pertama adalah dengan kertas bekas dahulu.

bersambung........