ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI 
oleh: Purwani Istiana
PENGANTAR
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau kata “arsip”. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering berhubungan dengan kertas, yang terkait dengan bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, surat perjanjian dan sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi, kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita, yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah departemen atau bahkan sebuah negara.
Dalam sebuah organisasi, arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Sebagai rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga dipertanyakan.
Kearsipan dalam kehidupan pemerintahan, merupakan hal yang penting. Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam kata sambutan peluncuran buku "ANRI dalam gerak langkah 50 tahun Indonesia Merdeka", menyatakan bahwa "Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian, (Effendhie:2001)”. Pengelolaan arsip yang mantap, tidak akan menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa.
Undang-undang nomor 7 tahun 1971 menyebutkan bahwa arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Disebutkan dalam pengertian arsip di atas bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik. Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun tidak terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.
Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.
ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka. Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses oleh masyarakat. Contoh, website Arsip nasional Republik Indonesia, www.anri.go.id, dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
PENUTUP
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Budiman, Muhamad Rosyid. Sistem Komputasi Kearsipan untuk Arsip Elektronik.
Effendhie, Machmoed. 2001. Peran Lembaga Kearsipan sebagai Penyedia Informasi di Era otonomi Daerah. Makalah disampaikan dalam Seminar Lembaga Kearsipan dalam Perspektif Otonomi Daerah, di BAPEDALDA Propinsi DIY tanggal 10 November 2001.
Juwono, Harto. Arsip: Sumber Informasi Abadi.
0 comments:
Posting Komentar